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【選考にお役立ち!】失敗しない簡単メール術

就職活動や転職活動で重要となる各所への連絡方法、メール。

メールは、顔の表情や声といった「個性」を表現できる情報を上手く伝えられない連絡手段です。

しかし、個性が表現できない=自分の良いところをアピールできないと判断してもいいのでしょうか?

転子さん

どうせアピールできない事務的な作業だし、無難に済ませたい。

そもそもこんなところに注力するヒマなんてありません!

確かにその通りです。

転職活動や就職活動は、想像以上に体力や精神力、そして時間を消費します。

メールにまで気をつけるとなると、休む暇がありません。

ですがメールを無視してしまえば、選考に進めないところが難点です。

Dainoske

そこで今回は、採用選考で失敗しない簡単メール術をご紹介いたします。

簡単に僕の自己紹介をさせていただきます。

自己紹介
  • ベンチャー→中小企業→上場企業と転職を経験しています。
  • 転職の度に職種や業界を変え、様々な経験を積みました。
  • 様々な業種でもメールのやり方は基本的にみんな同じでした。
ダイのすけ!

下記では、効率の良い転職活動や丁寧なメールサポートを行ってくれる転職エージェントついて記事にしていますので、良ければ合わせて読んでみてください。

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【メール術・準備編】メールアドレス

転職エージェントを利用する場合

または既にアドレスに関しては問題ない場合は、軽く読み進めていただいても構いません。

就活くん

学生の時にレポート提出用で使ってたフリーアドレスとか、SNS用のフリーアドレスはあるけど、それを使ってもいいの?

Dainoske

フリーアドレスは基本的に使用しても構いません。

アドレス選びのポイント
  • キャリアメールアドレスは個人的なものになるので控えた方がいいかと思います。
  • 公的な使用目的のフリーアドレスであれば、先方への印象としてもそこまで影響はないでしょう。

※見られたら恥ずかしいプライベートアドレスだと、先方にかえって悪い印象になるので、その場合は新しいフリーアドレスを作りましょう。

Dainoske

ただし、他のプライベートメールと先方からのメールが混在しないように必ずフォルダ分けしましょう。

重要なメールを見逃す原因になります。
難しいのであれば、新しくフリーアドレスを作りましょう。

就活くん

いくつもアドレス持ってたら余計にややこしくなるし、先方からのメールは特別だから見逃さないよ!

Dainoske

おそらく見逃すでしょう。


先方のメールは1つのアドレスだけとは限りません。

また、転職サイトや就活サイトからのメールも混在しているので、情報をしっかりと整理しなければなりません。

point

フォルダ分けor就活や転職専用アドレスの徹底をしましょう

転職くん

そこまで言うなら、新しくフリーアドレス取得しようかな。
でもいろんなところがあるけど、どこがいいの?

Dainoske

それなら、GoogleかOutlookがおすすめです。

中小企業に多く当てはまることになると思いますが、意外とシステムをGoogle依存にしているところが多く見受けられます。

例えばGoogleドライブで資料を共有している企業、社内の生産管理システムがGoogle由来といった例があります。

万が一、Googleで資料を共有することがあるかもしれないので、Gmailは他のフリーアドレスより少しポイントが高い印象になります。

アドレスについてのまとめ

転職活動・就職活動専用のフリーアドレスを取得するor既存のフリーアドレスでフォルダ分けをする。

Google、Outlookのアドレスの方が、先方との共有やコミュニケーションが捗る。

【メール術・基本編】メールの基本

基本編は、メールの【件名】と【本文】について、最低限のフォーマットをご紹介します。

件名の基本

件名の基本
  • こちらから送る時は、「〜の件につきまして」&「名前」のみにする
  • 返信の時は、「Re:」は必ず残す
Dainoske

件名の表示範囲は少ないので、ここでは余計なことは記入せず、上のリスト通り最低限の表示をさせることが重要です。

本文の基本

本文の基本形
  1. 先頭は必ず「宛名」
    例)株式会社〇〇((株)はNG)
    〇〇部
    〇〇様
  2. 挨拶文
    「お世話になります。」(初回)
    「お世話になっております。」
  3. 本題の前に「表題の件、〜」  
  4. 締め言葉
    「ご連絡お待ちしております。」 
  5. 署名
    名前
    電話番号
    メールアドレス 

上のリストが基本フォーマットです。

またビジネス文書では、よくこのような文を見かけると思います。

よくみる文章

拝啓 時下ますますご清祥のことと存じます。日頃より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

正直、意味もわからないし、どうやって配置して良いかわからないですよね。

転子さん

色んなビジネス文書の例があるけど、一体どれが正解なのかわからない・・・

こんなことにも気をつけなきゃいけないの?

Dainoske

よく見かけるビジネス文書やマナー文書は基本的に使わなくても大丈夫です。

point

間違った使い方をして印象を悪くするよりかは、

最低限の尊敬語と謙譲語、丁寧語

を駆使して自分の言葉で文章を書いた方が先方には好印象です。

本題の記入例として・・・

選考段階の本題の一例

『1次選考通過のご連絡ありがとうございます。また選考ではお世話になりました。

是非2次選考に進ませていただきたく返信させていただきました。』

Dainoske

特に難しい言葉は使っていませんよね。

ちなみに僕はこのレベルで、中小企業や東証1部大手企業とのメールのやりとりをして内定をもらいました。

【メール術・実践編】失敗しないメール術

Dainoske

実践編では、基本編の本文に入る定型文として使える効率の良い文をご紹介いたします。

実践で使いまわせる定型文

『お世話になります。
〇〇大学 or 〇〇会社の〇〇と申します。
〇〇サイトよりエントリーさせていただきました。

〜簡単な志望理由〜

よろしくお願いいたします。』

就職活動や転職活動では、基本的に上記リストのやりとりになると思います。

point

リストの定型文に、ご自身の感想や意見を織り交ぜて使用していただくと、更に印象の良いメールのやりとりが出来ます。

難しい言葉、余計な言葉を使用せずに、簡潔にする事を心がけてください。

Dainoske

このポイントがビジネスにおける好印象を与えるメール術です。

簡潔で気持ちのこもった読みやすい文章は、受け手全ての人に好印象を与えてくれます。

【メール術・番外編】失敗例

番外編では、メールの失敗例をご紹介します。

失敗例①

件名:はじめまして

本文:〇〇様
   はじめまして。〇〇です。
   〇〇サイトから応募しました。
   御社の経営理念に感銘しました。
   選考に進める場合ご連絡下さい。

失敗例②

件名:突然のご連絡、失礼いたします。〇〇サイトよりエントリーいたしました。〇〇と申します。今後ともよろしくお願いいたしたく、ご連絡いたしました。

本文:株式会社〇〇
   〇〇部
   〇〇様
   拝啓 時下貴社におかれまして
   は、ますますご清祥のことと存
   じます。
   日頃より格別のご愛顧を賜り、
   厚く御礼申し上げます。
   さて、今回ご連絡いたしました
   のは、御社の募集におきまし
   て、応募させていただきたくメ
   ールをさせていただいた次第で
   ございます。
   私としましては、貴社の経営理
   念に大変感銘を受けまして、
   御社で働く決意をいたしまし
   た。この決意は他社様と比較
   し、これほどまで大きくなるこ
   とはございませんでした。
   つきましては、選考のご連絡を
   頂戴したく存じ上げます。
  良いお知らせをいただけると幸
   いです。
   ________________
   転職君
   tel:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
   mail:〇〇@mail.com

Dainoske

失敗例①は、基本編のフォーマット通りになっていない例。

失敗例②は、フォーマット通りですが、使い慣れていない言葉や、間違った言葉をいれてしまい、難しく読みづらい文章になっています。

おわりに

今回は、選考段階で失敗しない簡単メール術をご紹介いたしました。
ぜひご活用してみてください。

難しい言葉ばかりで何を伝えたいのか、受け手側には伝わりにくくなっていませんか?

就職活動、転職活動、はたまた社会生活全てに言える事ですが

相手を思いやる】行動を心掛けることが、社会人としての最低限のマナーです。

そしてメール1つとっても内定の道を開けるはずです。

皆様の実りある就活・転職になりますように。

転職エージェントや転職サイトを利用すれば必要最低限のやり取りで転職は完結します。


失敗をしないためにもエージェントに登録することは、転職成功の道を行くことができるでしょう。

合わせて読んでおきたいオススメの転職サービスについての記事も書いていますので、よければこちらもご覧ください。

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ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

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