【転職・就活】失敗しないメール術

就職活動

就職活動・転職活動で重要となる先方との連絡方法、メール。
メールは、顔の表情や声といった「個性」を表現できる情報は一切伝えられない連絡手段です。

個性が表現できない=自分の良いところをアピールできない

転子さん
転子さん

どうせアピールできない事務的な作業だし、無難に済ませたい。

そもそもこんなところに注力するヒマなんてありません!

転職活動・就職活動は、想像以上に体力・精神力や時間を消費します。
メールにまで気をつけなければいけなくなると、休む暇がありません。

でもメールを無視してしまえば、選考に進めません。

本記事では、採用選考で失敗しないメール術をご紹介いたします。

これから就職活動・転職活動を行う人、既に選考に進んでいる人は、是非ご一読ください。

【準備編】メールアドレスは何を使用すればいいか

転職サイトや就活サイト上でのやりとりで完結する場合は、本章は軽く読み進めてください。

就活くん
就活くん

学生の時にレポート提出用で使ってたフリーアドレスとか、SNS用のフリーアドレスはあるけど、それを使ってもいいの?

フリーアドレスは基本的に使用しても構いません。
さすがにキャリアメールアドレスは個人的なものになるので控えた方がいいかと思います。

公的な使用目的のフリーアドレスであれば、先方への印象としても、そこまで影響はないでしょう。
※見られたら恥ずかしいようなプライベートなアドレスだと、先方にとっては悪い印象になるので、その場合は新しいフリーアドレスを作りましょう。

ただし、他のプライベートメールと先方からのメールが混在しないように必ずフォルダ分けしましょう。

重要なメールを見逃す原因になります。
難しいのであれば、新しくフリーアドレスを作りましょう。

転職くん
転職くん

いくつもアドレス持ってたら余計にややこしくなるし、先方からのメールは特別だから見逃さないよ!

見逃します。
先方のメールは1つのアドレスだけとは限りません。また、転職サイトや就活サイトからのメールも混在しているので、情報をしっかりと整理しなければなりません。

フォルダ分けor就活・転職専用アドレスの徹底をして下さい。

転就くん
転就くん

そこまで言うなら、新しくフリーアドレス取得しようかな。

でもいろんなところがあるけど、どこがいいの?

GoogleかOutlookがおすすめです。

Google
中小企業に当てはまることになると思いますが、意外とシステムをGoogle依存にしているところが多く見受けられます。
例えばGoogleドライブで資料を共有している企業、社内の生産管理システムがGoogle由来といった例があります。
万が一、Googleで資料を共有することがあるかもしれないので、Gmailは他のフリーアドレスより少しポイントが高い印象になります。

Outlook
こちらもGoogle同様多くの企業で使用されているサービスです。
また社会人としての公的なアドレスの印象があるので、オススメです。

まとめ

転職活動・就職活動専用のフリーアドレスを取得するor既存のフリーアドレスでフォルダ分けをする

Google、Outlookのアドレスの方が、先方との共有やコミュニケーションが捗る

【基本編】マナーはどこまで守るべきか

●件名

・こちらから送る時は、「〜の件につきまして」「名前」のみ

・返信の時は、「Re:」は必ず残す

件名の表示範囲は少ないので、ここでは余計なことは記入せず、上のリスト通り最低限の表示をさせることが重要です。

●本文

・先頭は必ず「宛名」
 例)株式会社〇〇((株)はNG)
   〇〇部
   〇〇様

・挨拶文
 「お世話になります。」(初回)
 「お世話になっております。」

・本題の前に「表題の件、〜」

・締め言葉
 「ご連絡お待ちしております。」

・署名
 名前
 電話番号
 メールアドレス

上のリストが基本フォーマットです。

ビジネス文書では、よくこのような文書を見かけると思います。

拝啓 時下ますますご清祥のことと存じます。日頃より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

転子さん
転子さん

色んなビジネス文書の例があるけど、一体どれが正解なのかわからない・・・

こんなことにも気をつけなきゃいけないの?

よく見かけるビジネス文書やマナー文書は基本的に使わなくてOKです。

反対に間違った使い方をして印象を悪くするよりは、最低限の尊敬語と謙譲語、丁寧語を駆使して自分の言葉で文章を書いた方が先方には好印象です。

本題の記入例として・・・

選考段階
『1次選考通過のご連絡ありがとうございます。また選考ではお世話になりました。是非2次選考に進ませていただきたく返信させていただきました。』

特に難しい言葉は使っていませんよね。

ちなみに僕はこのレベルで中小企業や東証1部大手企業とのメールのやりとりをして内定をもらっていました。

【実践編】失敗しないメール術

本章では、基本編の本文に入る定型文として使えるメールの効率化をご紹介いたします。

就活・転職で使える定型文

初めての挨拶
『お世話になります。
〇〇大学or〇〇会社の〇〇と申します。
〇〇サイトよりエントリーさせていただきました。
〜簡単な志望理由〜
よろしくお願いいたします。』

選考段階
『1次選考通過のご連絡ありがとうございます。また選考ではお世話になりました。
是非2次選考に進ませていただきたく返信させていただきました。』

日程調整
『面接日程の件ですが、
 〇/〇 〇:〇〇〜
 上記でお願いいたします。』

内定の連絡
『内定のご連絡ありがとうございます。
私としても是非御社に入社させていただきたいと考えております。』

辞退の連絡
『選考結果のご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、今回の選考を辞退したいと考えております。
お忙しい中、貴重なお時間を頂戴したのにも関わらず、このようなご連絡となり、心苦しく思っております。
またメールによるご連絡になりましたこと、お詫び申し上げます。』

質問がある時
『いつもお世話になっております。
〇〇について質問がございます。
私の考えとしては〇〇と思うのですが、いかがでしょうか。
ご連絡お待ちしております。』

就職活動や転職活動では、基本的に上記リストのやりとりになると思います。

リストの定型文に、ご自身の感想や意見を織り交ぜて使用していただくと、効率的にメールのやりとりが出来るかと思います。

メールで失敗しないコツは、

難しい言葉、余計な言葉を使用せず、簡潔にする事

それがすなわちビジネスにおけるメール術です。

簡潔で読みやすい文章は、受け手全ての人に好印象を与えます。

【番外編】失敗例

失敗例

件名:はじめまして

本文:〇〇様
   はじめまして。〇〇です。
   〇〇サイトから応募しました。
   御社の経営理念に感銘しました。
   選考に進める場合ご連絡下さい。

失敗例②

件名:突然のご連絡、失礼いたします。〇〇サイトよりエントリーいたしました。〇〇と申します。今後ともよろしくお願いいたしたく、ご連絡いたしました。

本文:株式会社〇〇
   〇〇部
   〇〇様
   拝啓 時下貴社におかれましては、ますますご清祥のことと存じます。
   日頃より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
   さて、今回ご連絡いたしましたのは、御社の募集におきまして、
   応募させていただきたくメールをさせていただいた次第でございます。
   私としましては、貴社の経営理念に大変感銘を受けまして、
  御社で働く決意をいたしました。この決意は他社様と比較し、
   これほどまで大きくなることはございませんでした。
   つきましては、選考のご連絡を頂戴したく存じ上げます。
  良いお知らせをいただけると幸いです。
   ________________
   転職君
   tel:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
   mail:〇〇@mail.com
  

失敗例①は、基本編のフォーマット通りになっていない例。

失敗例②は、フォーマット通りですが、使い慣れていない言葉や、間違った言葉をいれてしまい、難しく読みづらい文章になっています。

おわりに

本記事で、失敗しないメール術をご紹介いたしましたが、現在のご自身のメールの書き方に是非加えてみてください。

難しい言葉ばかりで何を伝えたいのか、受け手側には伝わりにくくなっていませんか?

就職活動・転職活動、社会生活全てに言える事ですが、【相手を思いやる】行動を心掛ければ、メール1つとっても内定の道を開けるはずです。

実りある就活・転職になることを願っています。

また、転職エージェントに登録すれば、先方とのメールのやりとりを最小限に抑えてくれます。
失敗をしないためにもエージェントに登録することは、転職成功の道を行くことができるでしょう。

20代・第二新卒・既卒向け転職エージェントのマイナビジョブ20’s年収アップを実現したい方に。外資系企業への転職はJAC Recruitmentキャリア転職サイトtype

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

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